開卷有益丨請聽檔案說
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2025年6月9日是第18個
國際檔案日
今年的活動主題是
“請聽檔案說”
上海院的檔案有哪幾類、怎么用?
請聽檔案說——
我是技術類檔案
大家在項目規劃、設計、建設中形成的
報告、圖紙、通知書等都是我
我是上海院創新發展的“基石”
攀登創新高峰的“保險繩”
在項目建設過程中的施工方案、
質量檢驗與評定、竣工驗收等過程中發揮著重要作用
工程竣工后的運行管理
也少不了我
通過我
工程師們可以了解工程前期工作、施工過程
也可以在運行管理中預見工程將來可能發生的問題
控制不良事態的發展
大家在項目推進過程中
要記得及時、真實、準確、齊全
將我按時歸檔
上海院現有報告約9萬件
圖紙、通知書約41萬張
如需利用
可參考《科技檔案管理細則》(SIDRI-G3-KJ-06-2024)
我是會計類檔案
大家在財務管理、經濟活動中形成的
憑證、賬簿、報表、審計報告等都是我
我是上海院穩健前行的“護航者”
經營決策的數據“指南針”
在資金收支、成本核算、稅務申報等過程中
堅守合規性底線
在預算編制、財務分析、風險管理中
彰顯價值創造力
工程竣工后的財務決算
也離不開我
通過我
管理者可以追溯每筆資金的軌跡
也可以在審計檢查時提供法律憑證
大家在日常經濟業務活動中
要記得保證憑證附件齊全
及時將我歸檔
上海院現有會計類檔案約2萬卷
如需利用
可參考《會計檔案管理辦法》(SIDRI-G3-CW-08-2016)
我是管理類檔案
大家在項目策劃、組織協調、監督管理中形成的
會議紀要、請示批復、合同協議等都是我
我是上海院觀察歷史的“新支點”
項目招投標程序合規的“試金石”
在項目啟動、資源配置、進度跟蹤等過程中
發揮著核心支撐作用
工程竣工后的運營維護與經驗總結
更離不開我
通過我
管理者可以明確權責歸屬、復盤經驗教訓
也可以在未來的管理中預判潛在風險
大家在項目推進和日常運營中
記得將我按時歸檔
上海院現有管理類檔案約3萬余件
如需利用
可參考《文書檔案管理細則》(SIDRI-G3-KJ-01-2024)
我是聲像類檔案
大家在項目全生命周期中形成的
照片、視頻和錄音等都是我
我是上海院記錄建設足跡的“復刻儀”
還原歷史的“見證者”
在項目踏勘選址、關鍵工序記錄、重大節點見證等過程中
發揮著不可替代的作用
工程竣工后的運行維護、宣傳展示
更需要我提供鮮活的歷史畫面與聲音
通過我
工程師們可以回顧施工現場原貌、工藝細節
也可以在未來的改造、擴建中
精準重現歷史場景、輔助決策
大家在項目推進的每個節點
要記得及時拍攝、完整備份、規范存儲
將我妥善歸檔
上海院現有照片檔案2540張,錄音、錄像檔案105盤
如需利用
可參考《聲像檔案管理規范》(DAGF-2022-03)
我是實物類檔案
大家在項目創優、科研攻關、管理創新中獲得的
獎章、獎狀、獎旗、獎牌、證書等都是我
我是上海院榮譽殿堂的“勛章”
默默付出、堅定守護的身影的“銘記者”
在彰顯技術實力、打造品牌形象、申報榮譽等過程中
發揮著獨特的價值
工程項目的經驗總結與企業文化的傳承弘揚
更離不開我這份榮光
通過我
傳承者可以直觀感受前輩們攻堅克難的拼搏精神
也可以在未來的征程中汲取榜樣的力量,繼續發光發熱
大家在收獲每一份榮譽的時刻
要記得精心保管、清晰標注
將我神圣歸檔
上海院現有實物檔案2666件
如需利用
可參考《文書檔案管理細則》(SIDRI-G3-KJ-01-2024)
隨著技術更新升級
我有了新形式——
單套制歸檔、紙質檔案數字化
我能讓實體檔案少見光、少受傷
不管你在哪個園區
想要獲取哪種類型的檔案
查檔可實現足不出園
同時,我的借閱更加便捷
只需一鍵點擊
讓電子檔案成為每一位利用者的“左膀右臂”!
請聽檔案說
傾聽檔案說
讓真實、有效、完整、可用的檔案
更好服務公司管理體系內(外)審、
產品質量檢查、資質獲取、
員工職稱評定(審)、房產確權、
院志編研、項目中標等工作!
供稿丨科技創新部
撰稿丨王赟軒謝啊英
編輯丨李曉雨梁裕
審核丨潘智軒宋小曉李櫻
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